Artikel ini ditujukan untuk administrator. Guna mempelajari cara membagikan atau menyetel izin untuk file Anda, buka Membagikan file dari Google Drive.
Didukung untuk semua edisi Google Workspace, Cloud Identity, dan G Suite
Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat membagikan file dan folder dari Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, My Maps, dan drive bersama kepada orang di luar organisasi Anda. Anda juga dapat mengaktifkan indikator untuk menunjukkan bahwa drive bersama atau file Drive dimiliki oleh atau dibagikan kepada seseorang di luar organisasi Anda.
Jika Anda menonaktifkan atau membatasi berbagi eksternal, pengguna tetap dapat membagikan formulir dari Google Formulir kepada responden eksternal.
- Contoh skenario setelan berbagi
- Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk file dan folder di Drive
- Mengizinkan berbagi eksternal dengan domain tepercaya saja
- Mengontrol siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama milik organisasi lain
- Mengaktifkan atau menonaktifkan indikator untuk file yang dibagikan secara eksternal
- Mencoba mengelola berbagi Drive dengan aturan kepercayaan
Catatan: Untuk mengontrol fitur berbagi dengan pengguna non-Google eksternal, aktifkan atau nonaktifkan berbagi dengan pengunjung.
Contoh skenario setelan berbagi
Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk file dan folder di Drive
Berbagi konten di Drive dengan orang di luar organisasi Anda dapat menjadi proses kolaborasi yang penting, tetapi juga berisiko menyebabkan kebocoran data. Jika mengaktifkan berbagi eksternal, Anda memiliki opsi untuk membatasi pembagian, seperti memperingatkan pengguna sebelum mereka berbagi atau memblokir berbagi link.
Jika Anda menonaktifkan berbagi eksternal, pengguna tidak dapat berbagi item berikut dengan pengguna eksternal:
- Undangan ke item yang dibuat di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide
- Link ke file yang disimpan di Drive
- Item yang dilampirkan ke email, baik diupload langsung dari perangkat atau disimpan di Drive
Pengguna eksternal juga kehilangan akses ke item apa pun yang sebelumnya dibagikan kepada mereka.
Anda juga dapat memblokir item yang sama yang berasal dari pengguna eksternal dan pengguna di organisasi Anda. Pembatasan ini berlaku untuk anggota grup eksternal. Saat file dibagikan dengan grup yang memiliki pengguna eksternal, pengguna eksternal tersebut tidak dapat mengakses file tersebut.
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal:
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Aplikasi > Google Workspace > Drive dan Dokumen.
Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.
-
Klik Setelan berbagi
Opsi berbagi.
-
(Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau konfigurasi grup (lanjutan). Tunjukkan caranya
Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut
- Untuk mengaktifkan berbagi eksternal, klik Aktif, lalu pilih opsi berbagi.
- Untuk menonaktifkan berbagi eksternal, klik Nonaktif. Anda juga dapat memblokir konten eksternal agar tidak dibagikan kepada pengguna, termasuk konten di sistem penyimpanan pihak ketiga.
-
Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.
Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel, untuk grup).
Mengizinkan berbagi eksternal dengan domain tepercaya saja
Anda dapat mengizinkan berbagi file hanya dengan domain tepercaya (diizinkan). Jika Anda menggunakan daftar yang diizinkan untuk membatasi berbagi:
- Domain harus berupa domain Google Workspace, kecuali jika Anda menggunakan fitur berbagi dengan pengunjung.
- Anda tidak dapat memilih domain tertentu saja dalam daftar yang diizinkan untuk berbagi file. Semua domain tepercaya disertakan.
- Pengguna tidak dapat berbagi file dengan akun pribadi.
- Jika organisasi Anda memiliki gabungan lisensi Cloud Identity dan Google Workspace, daftar yang diizinkan juga berlaku untuk pengguna Cloud Identity.
Sebelum memulai: Jika diperlukan, pelajari cara menerapkan setelan ke departemen atau grup.
Tambahkan domain tepercaya ke daftar yang diizinkan jika Anda belum melakukannya.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.
- Klik Setelan berbagi
-
(Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau konfigurasi grup (lanjutan). Tunjukkan caranya
Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut
- Klik Domain yang Diizinkan, lalu pilih opsi berbagi.
-
Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.
Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel, untuk grup).
Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.
Mengaktifkan atau menonaktifkan indikator untuk file yang dibagikan secara eksternal
Jika drive bersama atau file Drive dimiliki oleh atau dibagikan kepada seseorang di luar organisasi Anda, indikator peringatan Eksternal akan ditampilkan secara default. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan setelan ini untuk beberapa atau semua pengguna. Jika setelan ini dinonaktifkan, sebagai administrator, Anda tetap dapat meninjau file yang dibagikan secara eksternal di peristiwa log Drive.
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan indikator:
Sebelum memulai: Jika diperlukan, pelajari cara menerapkan setelan ke departemen atau grup.
-
Login ke Konsol Google Admin dengan akun administrator.
Jika tidak menggunakan akun administrator, Anda tidak dapat mengakses konsol Admin.
-
Buka Menu
Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.
-
Klik Setelan berbagi
-
(Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau konfigurasi grup (lanjutan). Tunjukkan caranya
Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut
-
Klik Tandai file eksternal
-
Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.
Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel, untuk grup).
Mengontrol siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama milik organisasi lain
Anda dapat mengizinkan atau memblokir pemindahan konten dari drive bersama yang melibatkan sumber atau target eksternal. Contoh:
- Anda dapat memblokir pemindahan konten dari drive bersama di organisasi Anda ke drive bersama eksternal atau Drive Saya milik pengguna eksternal.
- Anda dapat memblokir pemindahan konten dari Drive Saya milik pengguna di organisasi Anda ke drive bersama eksternal.
Untuk mengetahui detailnya, buka Membatasi siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama eksternal.
Mencoba mengelola berbagi Drive dengan aturan kepercayaan
Edisi yang didukung untuk fitur ini: Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Bandingkan edisi
Daripada menggunakan setelan Drive untuk berbagi di luar organisasi, Anda dapat menggunakan aturan kepercayaan untuk mengelola aktivitas berbagi di dalam dan di luar organisasi. Aturan kepercayaan memberi Anda lebih banyak kontrol atas siapa yang dapat berbagi dengan pengguna Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive.
